One-on-One - Best Practices.

One-on-One - Best Practices

Meine One-on-One-Vorlage

Über die Jahre habe ich eine ziemlich coole Art entwickelt, One-on-Ones zu führen. Nun. Zumindest denke ich das ;) Normalerweise führe ich meine eigenen One-on-One-Notizen und teile diese Notizen nicht direkt mit meinem Report. Viele Menschen machen das anders und das ist auch völlig in Ordnung!

Hier ist eine Beschreibung, wie es geht. Feedback ist wie immer sehr willkommen!

Meine One-on-Ones bestehen aus drei Teilen:

  • Kontinuierliche Performance Review
  • Health Check
  • Besprechungsnotizen meiner One-on-Ones

Kontinuierliche Performance Review

Ihre Organisation hat wahrscheinlich mindestens jährliche Performance-Review-Zyklen für Mitarbeiter. Für Sie als Führungskraft bedeutet das, ein langes Formular auszufüllen und sich an das letzte Jahr zu erinnern. Wenn Sie erst damit anfangen, darüber nachzudenken, wenn der Bericht fällig ist, werden Sie es vermasseln. Es wird Sie enorm viel Zeit kosten, sich an alles zu erinnern, Jira-Tickets durchzugehen – und Sie werden wahrscheinlich in viele Verzerrungen (Biases) verfallen. Schlecht.

Was ist die Lösung? Kontinuierliche Performance Reviews für den Gewinn!

Notieren Sie gute Dinge der Person und schlechte und hässliche Dinge der Person, wenn sie passieren. Stellen Sie auch sicher, dass Sie dieses Feedback als erstes im nächsten One-on-One der Person geben. So ist das Feedback immer zeitnah und es wird fast nie Überraschungen für die Person in der jährlichen Performance Review geben. Und natürlich ist das Ausfüllen der jährlichen Performance Review nur ein Kopieren und Einfügen aus Ihrem One-on-One-Dokument.

Tipps:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einem Jahr daran erinnern können, was passiert ist, indem Sie vollständige Sätze verwenden. Nur ein paar Worte zu verwenden bedeutet jetzt etwas für Sie – aber in einem Jahr wird es schwierig sein, sich daran zu erinnern, was wirklich passiert ist.
  • Verwenden Sie NOTYETGIVEN am Anfang eines Feedback-Punktes, um zu signalisieren, dass Sie der Person noch nichts davon gesagt haben.
  • Verwenden Sie GIVEN 2023-04-12 am Anfang eines Feedback-Punktes, um einen Punkt als dem Report mitgeteilt zu markieren – und ein Datum, wann dies geschehen ist.

Hinweis: Die kontinuierliche Performance Review eignet sich auch perfekt für die Bewertung neuer Mitarbeiter. Normalerweise haben neue Mitarbeiter eine Probezeit und Sie sollten nach 3 und 6 Monaten Gespräche führen. Ohne kontinuierliche Performance Review wird es schwer sein, jemanden zu bewerten. Sie müssen darüber nachdenken, Notizen aufschreiben, bewerten. Kostet Zeit. Wenn Sie dies kontinuierlich tun und Notizen direkt dann machen, wenn Dinge passieren, wird es ein Kinderspiel sein, neue Mitarbeiter zu bewerten.

Health Check

Dieser Abschnitt enthält Dinge, die Sie verbessern möchten. Oft zusammen mit dem Report oder dem Team des Reports. Health Checks sind unscharf, helfen Ihnen aber trotzdem, sich auf die Top-Prioritäten zu konzentrieren.

Ich verwende eine Liste mit Aufzählungspunkten und einem farbigen Block am Ende (Beachten Sie, dass das Block hier grau ist, aber Sie können das UTF-Symbol in Google Docs leicht einfärben). “Rot” bedeutet starken Verbesserungsbedarf. “Orange” ist auf dem Weg. “Grün” sieht gut aus und kann irgendwann aus dem Health Check entfernt werden.

Sie werden mit vielen roten und orangefarbenen Punkten beginnen und diese im Laufe der Zeit auf grün umstellen.

Beispiele:

- Zusammenarbeit mit der Vertriebsabteilung ROT
- Integration von QA in die Teams ORANGE
- ...

One-on-One-Besprechungsnotizen

Dieser Abschnitt enthält Informationen für das anstehende Meeting sowie Notizen aller vergangenen Meetings. Ich verwende normalerweise Markdown-Syntax, falls ich von Google Docs weg möchte.

## 2022-xx-xx (anstehendes Meeting)
- Prüfen, ob Tim das Strategiedokument aktualisiert hat
- Wie läuft die Zusammenarbeit mit der Vertriebsabteilung?
...

## 2022-04-12
- DONE Ist der Gehaltszyklus geplant.
- DONE Quartals-OKRs besprechen und KPIs bewerten

Tipps

Machen Sie Google Docs zu Ihrer Superkraft

Verwenden Sie Google Docs und geben Sie einfach den Namen des One-on-One-Reports in die URL-Leiste Ihres Browsers ein. Der Browser zeigt den Link zum Dokument an und Sie können Enter drücken, um einen neuen Tab zu öffnen. So ist es sehr effizient, zu den One-on-One-Notizen eines Reports zu wechseln.

Wenn Sie beispielsweise mit Tim sprechen und ein Thema für Tom auftaucht – können Sie einfach über die URL-Leiste von Chrome zum One-on-One-Dokument von Tom springen und eine Notiz zum 202x-xx-xx-Abschnitt des One-on-One-Dokuments von Tom hinzufügen. Das wird Ihre Zuverlässigkeit als Führungskraft enorm steigern.

Dinge umsetzen und nachverfolgen

Schreiben Sie auf, was Sie von einer Person erwarten, in den 202x-xx-xx-Bereich des Dokuments. So werden Sie nie vergessen, nach etwas zu fragen, das Sie von jemandem erledigt haben möchten. Wenn Sie ein Thema besprechen und der Report etwas bis nächste Woche beheben möchte – fügen Sie einfach zum anstehenden Meeting einen Punkt hinzu: “Wurde xyz behoben”. Kein Merken nötig – Sie werden beim nächsten Mal automatisch darüber sprechen.

Cool. Wo ist die Vorlage?

Kopieren Sie einfach das Folgende und verwenden Sie es als Vorlage für Ihr nächstes One-on-One. Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument mit dem Namen Ihres Reports beginnen, wenn Sie z.B. Google Documents verwenden. So funktioniert der Sprung zum One-on-One-Dokument über die Browser-Leiste.

# Continuous Performance Review
## Good
- NOTYETGIVEN Really good leadership for integrations in strategy workshop
- GIVEN 2023-04-12 Really good leadership for integrations in strategy workshop

## Bad&Ugly
- ...


# Health check
- Collaboration with Team B RED
- Cycle time of platform  GREEN
- NPS of platform users ORANGE

# Meeting notes
## 2023-xx-xx (upcoming meeting)
- Topic

## 2023-04-14
- DONE Topic
- WIP Topic

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