TL;DR
- Meetings ohne klare Struktur und Action Items sind Zeitverschwendung
- Nutzen Sie eine Checkliste, um alle an effektive Meetings zu erinnern
Einleitung
Sie kennen wahrscheinlich alle diese Art von Meetings. Jemand lädt eine Gruppe ein, um ein wichtiges Thema zu besprechen. Das Meeting beginnt. Eine lebhafte Diskussion bricht aus. Gute Gedanken. Schöne Schlussfolgerungen. Aber nach dem Meeting passiert nichts.
Ein nettes Meeting. Aber Zeitverschwendung. Ohne Notizen und Action Items wird nichts erledigt.
Zum Glück lässt sich das leicht beheben. Schauen wir uns meine Checkliste für effektive Meetings an!
Eine Checkliste für effektive Meetings
- Jedes Meeting braucht eine Agenda
- Bestimmen Sie einen Moderator.
- Bestimmen Sie einen Protokollanten. Das kann auch der Moderator übernehmen, wird das Meeting aber verlangsamen.
- Der Moderator stellt sicher, dass Zeitrahmen der Agenda eingehalten werden.
- Der Moderator stoppt lange Diskussionen oder erstellt ein Follow-up für das Thema.
- Der Moderator stellt sicher, dass Action Items mit klarer Zuständigkeit erstellt werden.
- Bei wiederkehrenden Meetings geht der Moderator zu Beginn offene Action Items durch.
Und das war es schon. Wenn Sie diesen einfachen Rat befolgen, wird Ihre Meeting-Effizienz in die Höhe schnellen.
Wie sieht eine Agenda aus?
Eine Agenda ist eine einfache Tabelle mit vier Spalten: Zeitrahmen, Thema, Wer und Notizen. Tools wie Confluence oder auch Google Docs sind perfekt, um Ihre Agenda zu erstellen und zu pflegen.
| Zeitrahmen | Thema | Wer | Notizen |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Neuer Meeting-Plan | Raphael | … |
| 10 Min. | Best Practices Recruiting | Roger | … |
| … | … | … | … |
Warum brauchen wir einen Protokollanten?
Sie können Meetings nur mit einem Moderator durchführen. Aber wenn der Moderator auch Notizen macht, verlangsamen Sie das Meeting. Der Moderator muss überlegen, was aufgeschrieben werden soll. Das führt zu Pausen im Meeting und zum Verlust von Informationen. Nicht gut.
Die einfache Lösung ist, dass jemand Protokoll führt.
Ein Dokument für wiederkehrende Meetings oder Follow-ups
Viele Unternehmen haben wiederkehrende Meetings, wie zum Beispiel wöchentliche Team-Lead-Meetings. Diese Meetings können in einem Meeting-Dokument verwaltet werden. Das vereinfacht oft die Verwaltung von Action Items, da sie alle auf einer Seite stehen.
Zusammenfassung
Effektive Meetings durchzuführen ist überraschend einfach. Stellen Sie sicher, dass Sie die obige Checkliste befolgen, und Sie werden die Produktivität in die Höhe schnellen sehen.
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